Die Flut der zu verarbeitenden Informationen wächst ständig. Trotzdem fühlen sich Mitarbeiter eines Unternehmens- passend Information Worker genannt- nicht genug informiert, leiden unter dem Paradoxon „Informationsflut bei gleichzeitigem Informationsdefizit“. In den firmenweiten Informationsstrukturen ist der überwiegende Teil der relevanten Informationen auf persönlichen Festplatten oder in persönlichen Verzeichnissen auf verstreuten Fileservern liegen.

Mit geeigneten Strukturen und Systemen kann die Arbeit mit Informationen zum einen optimal unterstützt und zum anderen die Effizienz des Unternehmens um ein Vielfaches erhöht werden.

Was machen Information Worker? Sie arbeiten mit Informationen: Sammeln und verwerten diese, tauschen sie aus, stellen sie anderen zur Verfügung. Um die Effizienz dieser Prozesse zu steigern gilt es, die Masse an Informationen optimal zu verarbeiten und zu verwalten. Vor allem aber ist es wichtig die gefilterten, priorisierten und zusammengeführten Informationen anschließend dem ganzen Unternehmen zur Verfügung zu stellen.

Die Produktivität des InformationWorkers wird erhöht, in dem der schnelle Zugang zu relevanten Informationen gewährleistet wird. Effiziente und schlagkräftige Teams werden durch eine Informations-Infrastruktur unterstützt, die qualitativ bessere und raschere Entscheidungen erlaubt.

Mit der SharePoint-Technologie bietet Microsoft ein einfaches und extrem flexibles System für die Kommunikation und den Informationsaustausch im Unternehmen. Die Vermeidung von Redundanzen beseitigt häufige Fehlerquellen und das integrierte Dokumentenmanagement erlaubt die umfangreiche Archivierung und den schnellen Zugriff auf relevante Informationen.

Windows Sharepoint Services (WSS)

Das kostenlos den Microsoft Windows Servern beiliegende Windows Sharepoint Services bietet Teams und Projektgruppen ein einfach zu bedienendes Intranet, um im Rahmen eines Projektes Ideen, Dokumente und Informationen auszutauschen. Insbesondere die Benachrichtigungsfunktion, welche die Mitarbeiter automatisch informiert sobald sich Dokumente verändert haben, verbessert die Teamarbeit erheblich. Teammitglieder können Inhalte zur Website beitragen, Dokumente in Bibliotheken bereitstellen und an Besprechungen teilnehmen. Durch die Webbasierte Technologie sind die Informationen auch mobil auf verschiedenen Endgeräten verfügbar.

Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS)

Einen großen Schritt weiter geht der Microsoft Office Sharepoint Server. Das System stellt in einer Intranetoberfläche eine zentrale Informations-, Kommunikations und Arbeitsplattform zur Verfügung. Der Server indiziert Informationen aus verschiedenen Quellen (Dateisystemen, Websites, Exchange Servern, Lotus Notes, ERP-Systemen etc.) in einem globalen Suchindex und stellt diese den Mitarbeitern auf einer Informationsplattform zur Verfügung. Im Bereich Dokumentenmanagement beinhaltet Sharepoint Erweiterungen, um die Microsoft Office-Produktfamilie direkt mit dem System zu verbinden. Der Aufruf sowie das Ein- und Auschecken von Dokumenten mit automatische Versionsmanagement wird damit zu einem einfachen Prozess. InfoPath, Excel-Services und die Integration von Geschäftsdaten wie Microsoft Dynamics™ AX sind weitere Highlights dieser Plattform.